10 pomysłów na organizację pracy biurowej

Nawyki w pracy jako inwestycja na przyszłość

Zawsze nawyki postrzegałem jako pewnego rodzaju inwestycję, ze względu na to, że:

1) Pierwszym krokiem w inwestowaniu jest wiedza na temat rynku, sposobów, strategii itp. Z nawykami jest dokładnie tak samo – na początku potrzebujemy wiedzy. Oczywiście można zacząć bez niej, ale zysk z inwestycji bez posiadania wiedzy jest mało prawdopodobny.

2) Drugi krok to działanie i poświęcenie. W inwestycjach dotyczy to pieniędzy, a w przypadku nawyków – czasu, silnej woli czy też innych zasobów.

3) Na końcu przychodzą ZYSKI. Jeśli udało nam się zrealizować poprzednie kroki, a na rynku mamy sprzyjające do zarobku warunki, to prędzej czy później wypracujemy zysk. Dokładnie tę samą sytuację możemy zaobserwować odnosząc się do nawyków – wraz z upływem określonego czasu działasz, niezależnie od tego, czy Ci się chce czy nie.

Jak zatem organizować swój czas w pracy i jakie nawyki wdrożyć w życie?

Nawyk #1 – bądź na bieżąco z nowinkami

Zamiast dopisywać kolejne książki do swojej listy „must-read”, po prostu czytaj ciekawe artykuły branżowe i wygospodaruj czas na codzienną, nawet krótką, lekturę. Zajrzyj w miejsca, w których publikowane są merytoryczne materiały lub poszukaj na LinkedIn osób, które zajmują się czymś ciekawym i obserwuj ich publikacje.

Nawyk #2 – podziel się swoim pomysłem z innym

Wymiana zdań na ciekawy temat jest świetnym pomysłem na naładowanie baterii inspiracji. Jeśli zobaczysz coś, co przyciągnie Twoją uwagę i będzie warte podzielenia się dalej, udostępnij to innym, np. na LinkedIn. Dzięki takim działaniom lepiej zapamiętasz daną treść i zdobędziesz kolejne ciekawe tematy do rozmów.

Nawyk #3 – oczyść swój umysł i przestrzeń wokół

Uprzątnij niepotrzebne materiały ze swojej biurowej przestrzeni i zaplanuj wdrożenie nawyku uprzątnięcia biurka przed rozpoczęciem pracy. To tak niewiele, a tak mocno wpłynie na Twoje samopoczucie i efektywność. Podobnie zaprowadź porządek w skrzynce e-mail. Posegreguj maile w foldery albo po prostu usuwaj je gdy nie są potrzebne. Czysta skrzynka mailowa pozwoli skupić się bardziej na pracy, szczególnie gdy odpisujesz klientowi. Poza tym będziesz mieć poczucie uporządkowania, które pozytywnie wpłynie na Twoje samopoczucie.

Nawyk #4 – zadbaj o siebie

Nawodnienie, zdrowe żywienie i odpowiednia dawka ruchu to przepis na efektywność i energię do pracy. Jeśli pijesz kilka kaw lub herbat dziennie, pamiętaj aby do każdej z nich wypić dodatkowo szklankę wody, ze względu na odwodnienie spowodowane spożywaniem ulubionych gorących napojów.

Siedzenie wielu godzin przy komputerze nie jest zdrowe i efektywne, a to właśnie ruch poprawia koncentrację, kreatywność i podnosi poziom energii. Jeśli możesz, wyjdź na spacer na zewnątrz (np. idź na lunch), zmień otoczenie i pooddychaj świeżym powietrzem. Jeśli nie jest to możliwe, zawsze możesz pospacerować po biurze. Dotlenienie sprzyja produktywności i dobremu samopoczuciu!

Pamiętaj o zdrowym posiłku – gdy długo nie jesz, Twój poziom glukozy spada. Czujesz wówczas brak energii, niechęć i spadek motywacji. Pamiętaj, aby coś przekąsić co 2-3 godziny, bo sama kofeina nie zastąpi węglowodanów. Jeśli w pracy jesteś 8 godzin, to warto zjeść 2 przekąski, oprócz lunchu, aby mieć akumulatory naładowane cały dzień.

Nawyk #5 – ulepsz choćby jedną rzecz w swojej pracy

Choćby raz na tydzień poddaj w wątpliwość czynności, które wykonujesz i zastanów się, jak możesz je poprawić. Znajdź jedną, choćby najmniejszą rzecz i wdróż ją do swoich działań. W ten sposób Twoja aktywność będzie się stale rozwijać, a efekty polepszać.

Nawyk #6 – po prostu pracuj

Kiedy robisz coś bardzo ważnego, wycisz i schowaj telefon do szuflady. Powiadomienia, szczególnie te napływające z mediów społecznościowych, potrafią skutecznie nas rozproszyć. Jest to jedno z najsilniejszych uzależnień w XXI w. Według niektórych badań na kanałach Social Media spędzamy podczas pracy prawie godzinę. To zdecydowanie za długo.

Nawyk #7 – ustal sobie bloki zadań i czas na ich realizację i nagradzaj się za wykonane zadania

Ustalenie bloków pracy nad danym projektem oraz docenianiem siebie jest kluczowe. Często dużo łatwiej przychodzi nam uznanie pracy innych, niż własnej. Bądźmy dla siebie dobrzy – ustalmy zadania, które jesteśmy w stanie zrealizować w odpowiednim przedziale czasowym i doceniajmy sukcesy. Planowanie to czynność, którą zdecydowanie należy uwzględnić w codziennej pracy, włącznie z planowaniem dnia następnego.

Nawyk #8 – rezerwowanie pierwszej i ostatniej godziny na sprawdzenie skrzynki mailowej oraz bufor czasowy między spotkaniami

Marzy Ci się inbox zero? Poświęć pierwszą i ostatnią godzinę w swojej pracy na korespondencję z klientami i nie przekładaj ważnych spraw do zrobienia na kolejny dzień. Zarezerwuj również odpowiedni bufor czasowy między spotkaniami. Te dwie zasady wprowadzą dużą dozę spokoju w Twojej pracy.

Nawyk #9 – bądź miły dla innych

Doceniajmy pracę innych, bądźmy szczerzy, pomocni i obdarowujmy uśmiechem, który nic nas nie kosztuje. Z takim podejściem wiele zyskamy – pomoc w najmniej oczekiwanym momencie, dobrą energię, która wróci z podwójną siłą i miłych ludzi wokół.

Nawyk #10 – nie bój się rezerwować swojego czasu tylko dla siebie

Jeżeli zajmujesz się zadaniem, które wymaga od Ciebie pełnego skupienia, nie bój się o tym mówić innym. Zaplanuj w kalendarzu czas na pracę własną, wyłącz wszelkie komunikatory (lub ustaw adekwatne statusy) i ze spokojem zrealizuj to, co potrzebujesz zrobić.

 

____________________________

Wpis powstał przy współpracy z Michałem Michalskim na podstawie materiału źródłowego.

Michał Michalski – autor książki “Jak zmienić nawyki i wzmocnić silną wolę”, trener skuteczności osobistej, uczy innych praktycznej psychologii w biznesie, sporcie i życiu prywatnym.
Z sukcesami pomaga sportowcom, przedsiębiorcom oraz tym, którzy napotykają na wyzwania w swoim życiu. Ważne jest dla niego skuteczne działanie i praktyczna wiedza. Przejawia się to jego obecną specjalizacją – psychologią zmiany i budowania nawyków.
W latach 2017/2018 pełnił funkcję prezesa SL Olimpia Poznań. Uwielbia łączyć dwie swoje największe pasje – psychologię i sport.