Zarządzanie firmą jest złożonym procesem uwzględniającym każdego z pracowników. Wbrew pozorom w dalszym ciągu wiele małych firm działa intuicyjnie, bez organizacji informacji, monitorowania pracy, postępów i planów rozwoju. Niezależnie od rodzaju wykonywanych przez firmę działań, istnieją narzędzia, które ułatwiają zarządzanie każdym projektem i zadaniami z nimi związanymi.
Organizacja projektów w małej firmie
Niezależnie od tego, czy prowadzimy mikro, mały, średni czy duży biznes, każdy projekt wymaga zorganizowania odpowiednich informacji. Mowa tu o sytuacjach, w których cykl trwania zlecenia lub danego zadania trzeba podzielić na części, założyć ramy czasowe czy też całość wymaga stałego dostępu do dokumentów, materiałów graficznych lub innych systematycznie dostarczanych plików w chmurze.
Odpowiednią organizację pracy ułatwia w takim wypadku stałe monitorowanie projektów, a także dostęp do informacji. Informacji, które często gubią się w komunikacji wewnętrznej pomiędzy członkami zespołu odpowiedzialnymi za dane zadanie. Skoro już mowa o komunikacji, przejdźmy do narzędzi pozwalających ustrukturyzować wszystko, co się dzieje w ramach danego zespołu.
Harmonogram prac – ogólny zarys projektu i podział odpowiedzialności
Ogólny harmonogram projektu i terminy jego realizacji dobrze jest zorganizować w transparentnym dla całego zespołu dokumencie sheets. Google Sheets pomaga ustrukturyzować projekt, nadać mu ramy, przydzielić odpowiedzialność i ogólnie nakreślić jego cele. Zmierzymy w nim także procent realizacji zadań w danym okresie czasu. Same pliki możemy segregować w folderach w ramach Google Drive. Mamy także możliwość udostępniania ich chociażby za pomocą linku, bez konieczności przesyłania plików. Dodatkowo z dokumentów mogą korzystać jedynie te osoby, które odpowiedzialne są za zadania wymagające wykorzystania tego pliku.
Narzędzia Google w małej firmie mogą stać się rozwiązaniami, za pomocą których bez problemu zapewnimy dostęp do określonych dokumentów, plików czy materiałów graficznych osobom, które ich potrzebują w danym czasie. Najlepszym rozwiązaniem dla wielu firm może okazać się zestaw produktów G Suite.
Zarządzanie projektami
Sam Google Sheets może nie wystarczyć, aby w efektywny sposób zorganizować pracę zespołu. Wszystko dlatego, że komunikacja za pomocą komentarzy w dokumencie może stać się uciążliwa, a zawarcie wszystkich informacji w tak małym polu może graniczyć z cudem. Potrzebujemy przecież miejsca na dzielenie się w zespoły, przesyłanie osobie odpowiedzialnej materiałów do każdego zadania i stałą aktualizację postępów. Nie zapominajmy, że wiele projektów zmienia się w czasie, a w ramach każdego z nich mogą dojść nowe zadania. Czego zatem użyć do zarządzania projektami?
Z pomocą przychodzi Asana – rozbudowany program do zarządzania projektami w małych i dużych firmach. W ramach tego narzędzia bez problemu podzielimy zespoły, stworzymy projekty, zadania, podzadania, a także dołączymy wszelkie potrzebne do ich wykonania pliki. Darmowa wersja często spełnia potrzeby małego biznesu, a gdy nasze potrzeby wzrastają, w ramach abonamentu możemy uzyskać znacznie większą liczbę opcji.
Samo narzędzie jest tak zorganizowane, że w niewielkiej firmie z powodzeniem użyjemy go również jako CRM-a, czyli systemu do zarządzania relacjami z klientami. Wraz z przywołaniem wspomnianego narzędzia dochodzi jeszcze jeden temat, który sprawia problemy małym firmom. To informacje przekazywane drogą mailową, które po pewnym czasie giną w gąszczu innych komunikatów. Efektywne zarządzanie, to zapobieganie podobnym scenariuszom.
Asana umożliwia nam przenoszenie informacji bezpośrednio z maila do konkretnych zadań, przypisywanie im poziomu ważności, osoby odpowiedzialnej i terminu wykonania (jeśli zadanie wymaga działania). Narzędzie łatwo integruje się z kalendarzem, co sprawia, że przydzielone zadania – wraz z godzinami – przeniesiemy w to miejsce za pomocą kilku kliknięć. Najlepsze jednak jest to, że w porównaniu do innych, podobnych narzędzi, Asana jest szczególnie intuicyjna i łatwa w nauce.
Bieżąca komunikacja
Każdy mail wewnętrzny zespołu w ramach jednej firmy to ogrom czasu przeznaczony zarówno na stworzenie wiadomości, jak i odczytanie jej przez adresata. Ograniczenie takiej komunikacji do absolutnego minimum znacznie przyśpiesza pracę, zmniejsza szansę zagubienia danych materiałów i w większości przypadków przyspiesza czas odpowiedzi. Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdy tego rodzaju komunikacja to niemal konieczność (przykładowo przekazanie dłuższej informacji do członków zespołu z jednoczesnym załączeniem klienta). Większość spraw załatwimy jednak z powodzeniem w Asanie (przy ważniejszych wiadomościach, informacjach, danych i podsumowaniach) lub wybranym komunikatorze. Jaki komunikator wybrać do bieżącej komunikacji?
Slack to obecnie najczęściej wybierany komunikator do wewnętrznej wymiany informacji zawodowych w nowoczesnych, małych firmach. Dzięki temu, podobnie jak przy użyciu messengera, możemy w ramach jednej firmy szybko wymienić się informacjami na temat podejścia do klienta, stanu naszych zadań, czy chociażby ciekawych artykułów branżowych. Wyobraź sobie, gdybyś te czynności miał ze swoim zespołem wykonywać codziennie rano za pomocą maila. Mogłoby to trwać nawet kilka godzin! Przecież to czas, który w perspektywie miesiąca lub roku byłby ogromnym kosztem dla firmy. Szczególnie ze świadomością, że ta sama rozmowa mogłaby trwać maksymalnie kilka minut przy większej efektywności na Slacku.
Zarządzanie projektami nie musi być trudne
Podsumowując kwestię zarządzania projektami w ramach małej firmy, do wyboru mamy tysiące narzędzi. Rzeczywistość pozwala jednak najczęściej stwierdzić, że wystarczy nam zastosowanie kilku rozwiązań, aby w sposób podstawowy i efektywny zarządzać projektami. Jeżeli na tym etapie „odrobimy pracę domową”, później dzieli nas tylko krok od opracowywania zaawansowanych lejków sprzedażowych w systemach CRM, mierzenia czasu pracy przeznaczonego na każdy projekt i śledzenie tendencji wzrostowej firmy wraz z wkładem każdego z pracowników. Mam nadzieję, że powyższe narzędzia przynajmniej w podstawowym zakresie pozwolą Ci zapanować nad tym, co ważne!